As reuniões do consórcio são essenciais, e divertidas, parte da preparação da proposta de financiamento. Uma vez que exigem esforço e tempo de todos os seus ocupados colaboradores, por favor, faça a eles (e a você) um favor e certifique-se de que sua reunião de consórcio seja bem preparada.
Não se esqueça da parte divertida
Primeiras coisas primeiro. Uma reunião de consórcio implica que você pretende trabalhar em estreita colaboração com essas pessoas. Se sua proposta for financiada, você pode ficar ‘preso’ a eles por mais 5 anos … Certifique-se de ter um bom começo, especialmente quando você ainda não conhece (todos) os membros do seu consórcio. Inclua tempo suficiente para que todos não apenas apresentem suas pesquisas, mas também eles mesmos, seus hobbies, etc. E certifique-se de incluir uma parte informal de sua reunião, por exemplo, durante o jantar, para conhecer as pessoas por trás da expertise.
Uma boa discussão sobre o conteúdo …
Um dos principais objetivos da reunião do consórcio é discutir e acordar os aspectos essenciais da proposta. Como todos na sala provavelmente são apaixonados por seu próprio trabalho e experiência, pode ser desafiador ter uma discussão focada. Uma maneira de lidar com isso é primeiro discutir a estrutura da proposta em conjunto e, em seguida, prosseguir com ‘sessões de trabalho’ nas quais haja mais espaço para discussões detalhadas.
Existem diferentes maneiras de chegar a uma estrutura de proposta conjunta que agrade a todos. Uma maneira é iniciar a discussão sobre o impacto que você pretende que este projeto tenha. Se concordar com o impacto pretendido, você pode voltar aos resultados necessários para atingir esse impacto. Depois disso, discuta o trabalho a ser feito para chegar aos resultados desejados.
Posteriormente, você pode dividir o consórcio em grupos paralelos, por exemplo, por pacote de trabalho, com a atribuição de elaborar a abordagem específica e os resultados pretendidos para seu pacote de trabalho. Certifique-se de que essas informações sejam trazidas e discutidas por todo o grupo, para garantir a coerência da proposta como um todo.
Antes de discutir o orçamento
Seus parceiros de consórcio podem ter fortes sentimentos sobre o orçamento de que precisam e / ou a distribuição do orçamento em geral. A regra geral, a meu ver, é: o orçamento segue as tarefas. Por este motivo, é muito importante concordar primeiro com o trabalho a ser feito no projeto, depois decidir quem deve ser responsável por quais tarefas, e só depois disso começar a falar em euros.
O processo
Como você, como coordenador, precisa de espaço para apresentar sua própria experiência e participar das discussões, pode definitivamente ajudar pedir a uma pessoa externa para liderar a reunião. Além disso, peça a alguém para fazer atas de reunião, para que você não precise ouvir, falar e anotar as conclusões, tudo ao mesmo tempo.
No momento em que todos receberem as atas da reunião, provavelmente estarão de volta à sua instituição e imersos em outras obrigações. Portanto, reserve um tempo logo no final da reunião do consórcio para discutir os cronogramas e o que você espera dos parceiros do consórcio. Peça-lhes para verificarem suas agendas. Certamente isso não impedirá todo o esforço posterior, mas pode definitivamente ajudar a enviar lembretes amigáveis sobre os cronogramas com os quais todos concordaram enquanto estavam tão entusiasmados com o projeto.
Finalmente: as reuniões de consórcio funcionam melhor quando todos estão fisicamente presentes. As sessões do Skype ou outras comunicações online podem distrair bastante, especialmente ao tentar discutir a estrutura básica de sua proposta. Se realmente não houver maneira de contornar isso, tente dedicar intervalos de tempo específicos para os participantes on-line, nos quais você recapitule o que você fez como um grupo até agora e peça informações específicas, em vez de tentar fazer um brainstorm com uma tela.
