Você já leu aqui no diário online sobre a valia de saber quanto cada jovem empresa pleito do seu sala e conheceu ferramentas para pensar o tempo destinado a elas. Agora, chegou o hora de encontrar formas de otimizar este atendimento e também dessa maneira preservar um bom nível de qualidade para que seus clientes estejam constantemente em primeiro lugar. Afinal de contas, o sucesso da jovem empresa depende bastante do medidor, e você não vai deixar seu cliente esperando, certamente?
Para otimizar o atendimento ao cliente no sala de contabilidade, é necessário passar a ter produtividade, economizando o tempo destinado à energia dos serviços e garantindo tempo para ser o consultor de serviços do seu cliente.
Cada transação tem duas entradas
Na contabilidade, cada transação tem duas entradas. Este sistema de escrituração é conhecido como contabilidade de partidas dobradas ou escrituração de partidas dobradas . Quando uma transação ocorre, uma conta é debitada e uma conta de seção é creditada.
Por exemplo, você acabou de vender um produto por R$ 236. Nesse caso, você debitaria (aumentaria) o dinheiro em $47 e creditaria (diminuiria) o estoque em $ 236. Uma lógica semelhante ocorre sempre que dinheiro ou produtos estão envolvidos em qualquer transação.
Contas Acumuladas em Diferentes Demonstrações Financeiras
Existem três demonstrações financeiras principais para cada empresa: demonstração de resultados, balanço patrimonial e demonstração de fluxo de caixa. Em seu sistema de contabilidade há um plano de contas, cada conta se acumula em uma dessas demonstrações.
Por exemplo, o dinheiro no banco se acumula em ativos em seu balanço. As vendas se transformam em receita em sua demonstração de resultados. Os salários são uma despesa na demonstração do resultado. As declarações fornecem um resumo de todas as atividades de negócios, que você pode usar para tomar decisões de negócios mais bem informadas.
Não misture fundos pessoais e empresariais
Se você tem uma empresa, sua empresa deve ter sua própria conta bancária. Cada dólar que você ganha e cada dólar que você gasta deve passar por essa conta. Sua empresa também pode ter seus próprios cartões de crédito para rastrear e gerenciar despesas, contas de poupança para guardar dinheiro e ganhar juros e qualquer outro tipo de conta que um indivíduo possa ter.
Misturar fundos pessoais e empresariais pode levar a um pesadelo contábil, principalmente durante a temporada de impostos. Também pode quebrar algumas proteções legais que protegem seus bens pessoais no caso de uma ação judicial comercial.
Gerenciar ativamente contas a receber e contas a pagar
Você tem clientes que estão perpetuamente atrasados no envio de pagamentos? Você vê regularmente clientes com atrasos de 30, 60 ou 90 dias? Os pagamentos atrasados de faturas representam um risco e um custo para os negócios, e trabalhar ativamente na cobrança de pagamentos protege sua empresa contra perdas desnecessárias.
Ao mesmo tempo que trabalha para receber os pagamentos o mais rápido possível, deve certificar-se de que não está a pagar as faturas antecipadamente, caso não seja necessário. Isso pode facilitar o processo de contas a pagar quando você receber a solicitação, mas o atraso mantém o dinheiro no banco, o que fornece segurança comercial adicional e ganhos de juros adicionais em alguns casos.
Use o Rastreamento Detalhado de Receitas e Despesas
Ao configurar seu sistema de contabilidade, você pode optar por ser muito granular e detalhado com seu sistema de contas ou manter as coisas em um nível mais alto. O grande benefício de manter suas contas mais gerais é a economia de tempo ao lidar com tarefas de contabilidade. No entanto, existem benefícios ainda maiores em ser o mais detalhado possível.
A criação de um sistema detalhado de contas que se acumulam para criar relatórios de nível superior fornece as melhores informações sobre o seu negócio. Conhecer a receita em um nível alto é ótimo, mas poder analisar a receita por categoria, produto ou qualquer métrica mais valiosa para sua empresa é a melhor maneira de configurar as coisas. É mais fácil configurá-lo da maneira certa desde o início do que fazer alterações depois que sua empresa estiver funcionando por alguns anos.
Entenda o fluxo de caixa sazonal
Se você ganhar a maior parte de sua receita durante uma determinada época do ano , precisará gerenciar as finanças da sua empresa em torno disso. Se você vir altos e baixos sazonais, poderá prever e garantir que sua empresa tenha os recursos necessários para sempre sobreviver às estações lentas, graças ao sucesso durante as movimentadas.
Conheça os rollups da sua conta principal
Já discutimos os acúmulos de contas algumas vezes nesta lista. Isso é uma prova de quão importante eles são na contabilidade. Os rollups mais importantes a serem entendidos são ativos, passivos, receitas e despesas.
Ativos e passivos compõem duas das três seções principais do balanço patrimonial, sendo a terceira o patrimônio do proprietário, que é calculado subtraindo os passivos dos ativos.
A demonstração de resultados também é composta de várias seções. As seções primárias são um total de receitas, representadas por receitas, e um total de despesas. A subtração das despesas da receita fornece o lucro líquido, a principal métrica usada para representar a lucratividade do negócio.
Caixa vs. Contabilidade de Provisão
Entre suas muitas outras decisões de negócios, uma que é incrivelmente impactante para os impostos de sua empresa é o seu método contábil. Existem dois métodos principais para escolher: contabilidade de competência e contabilidade de caixa.
A contabilidade de caixa é o método contábil mais básico. Exige o reconhecimento da receita quando o dinheiro realmente se move entre as partes. Por exemplo, se você prestar um serviço em novembro e for pago em dezembro, você reconhecerá a receita em dezembro.
A contabilidade de exercício exige o reconhecimento de receitas e despesas no período em que o serviço relacionado foi executado. Por exemplo, se você prestar um serviço em dezembro e for pago em janeiro, a receita será reconhecida em dezembro. Como o pagamento está em um ano contábil diferente do ano do serviço, isso significa que você reconhece a receita e paga os impostos do ano, incluindo dezembro, mesmo que tenha sido pago no ano seguinte.
Desafiar e melhorar constantemente
Como proprietário de uma empresa, você deseja ganhar o máximo de dinheiro possível. Por que mais você estaria colocando todo esse trabalho duro em seu negócio? Para isso, você deve estar constantemente examinando, desafiando e procurando áreas para melhorar o seu negócio. Isso inclui contabilidade e métodos de contabilidade.
Nenhum negócio é perfeito. Nenhum processo é perfeito. Esteja sempre à procura de oportunidades para melhorar . Se você contratar sua escrituração ou contabilidade, desafie e pressione seu fornecedor para fornecer as melhores e mais detalhadas informações possíveis. O Blog Contabilidade Revisa detalha como funciona a contabilidade, veja a seguir https://contabilidaderevisa.com.br/blog/
Mantenha uma comunicação clara com seu contador
Quando você trabalha com outros profissionais, como contadores ou guarda-livros, para gerenciar seus livros, pode achar o jargão que eles usam confuso. É importante que você os informe se não entender os termos que eles estão usando. Você é um pequeno empresário, não um profissional financeiro. Você não tem motivos para estar atualizado sobre a terminologia técnica mais recente usada no setor financeiro.
Você precisa ver seu contador e profissionais de impostos como parte de sua equipe. Eles devem estar cuidando de você e dando dicas de contabilidade nas quais você pode apostar.
Faça um check-up mensal
Muita coisa pode acontecer nos negócios em 30 dias. Você ganha dinheiro, gasta dinheiro, faz vendas, paga a si mesmo, paga funcionários, transfere fundos, paga impostos e muito mais em um mês contábil típico. Sempre revise seu desempenho financeiro pelo menos uma vez por mês. Isso o ajudará a identificar problemas em potencial, focar no que está funcionando bem e levar você e sua empresa a um maior sucesso por muitos anos.
Trabalhar com produtividade princípio, gastando o menor tempo possível com trabalhos que são capazes de ser automatizadas e empregando este tempo para aumentar o atendimento ao cliente está ao seu alcance. Há no mercado uma saída sui generis ( e gratuita!) para os escritórios de contabilidade, pensada para reintegrar seus processos mais eficientes, eliminando de vez atividades de baixo valor reunido, como a redigitação dos lançamentos contábeis dos clientes.
A saída ideal permite normalizar a maneira como os clientes enviam a papelada dos lançamentos ao sala e, com isto, estimular bastante o processamento de globalização contábil. Outro ponto fundamental é estimular que seu cliente similarmente usufrua da tecnologia.
No momento em que ele adota a ferramenta pela certa, o medidor possui mais condições de ajudá-lo, melhorando o atendimento, uma vez que pode acompanhar sua movimentação financeira e conquistar todos os documentos hábeis importantes para a cotejo dos lançamentos e entrega das obrigações fiscais.
Você pode estimular o utilização das tecnologias que trazem mais controle e disposição para as pequenas companhias adicionando um assembleia sobre isto em sua asserção de serviços contábeis. Veja aqui um modelo de asserção comercial e um caso de sucesso de sua aplicação execução.
Colocando foco completo na produtividade da sua empresa contábil, você poderá ser também mais efetivo na cotidiano operacional, otimizar custos e proporcionar o melhor atendimento para seus clientes! Conte com essas dicas que simplificam seu trabalho, implantando o FAQ, enviando os boletins informativos, usando as plataformas que organizam o contato com os clientes e aplicando as tecnologias que promovem a globalização entre as partes.
Conduzindo-se estes passos, a cotidiano do sala de contabilidade ficará mais estruturada e você terá mais tempo para praticar como um verdadeiro consultor de serviços e impactar de modo direto na durabilidade do seu cliente.
