Os departamentos de contabilidade corporativa muitas vezes são limitados pela tradição . Procedimentos estabelecidos perpetuam uma mentalidade generalizada de “É assim que sempre foi feito”. Mas a introdução de um novo pacote de software de contabilidade ou a revisão de um já instalado dá à equipe de contabilidade a oportunidade de revisar as operações financeiras do dia-a-dia para benefício da empresa. Nesses momentos, conceitos básicos de reengenharia, como processamento financeiro, contabilidade geral, contabilidade de projetos e gestão de tesouraria, podem reduzir custos trabalhistas, acelerar fechamentos mensais, melhorar o gerenciamento de caixa e ajudar uma empresa a se tornar mais lucrativa.
Como Jerry F. White, diretor do Caruth Institute of Owner-Managed Business da Southern Methodist University Cox School of Business, em Dallas, aponta: “Relatórios financeiros eficientes são essenciais para tomar decisões de gerenciamento em tempo hábil, antes que um problema se agrave. Quanto mais rápido você tiver informações de alta qualidade, mais rápido o gerenciamento poderá tomar medidas corretivas.”
De acordo com Lisa Robinson Waugaman, diretora de projetos técnicos SAP da Quaker State Corp. em Las Colinas, Texas, e ex-gerente sênior de transformação de processos na Ernst & Young em Dallas, as melhores práticas de reengenharia “consolidam o processamento de rotina, simplificam tarefas demoradas de pouca vantagem ou eliminar a duplicação de dados usando mais plenamente os recursos do software.” As 12 ideias apresentadas neste artigo podem funcionar para empresas da Fortune 500, bem como para pequenas e médias empresas usando pacotes de software padrão. Embora essas dicas possam ser aplicadas a programas financeiros em andamento, quando uma empresa lança um novo software, Waugaman aconselha que seja melhor revisar os procedimentos financeiros essenciais antes de entrar online. Quer saber mais sobre contabilidade, acesse https://contabilidaderevisa.com.br/
CONTAS A RECEBER
DICA 1: Faça uso do processamento de lockbox. Os CPAs que trabalham para empresas com um alto volume de pagamentos de clientes devem considerar o processamento de lockbox em vez de registrar manualmente os pagamentos dos clientes nas contas a receber. Sob esse acordo, os clientes enviam os pagamentos para uma caixa postal, geralmente em um banco local. Isso dá a uma empresa benefícios tangíveis óbvios. Quanto mais rápido um banco depositar pagamentos na conta de uma empresa, mais cedo a empresa ganhará juros. O banco pode transmitir eletronicamente um arquivo informatizado de informações de remessa para ser aplicado automaticamente aos recebíveis informatizados da empresa. Os CPAs podem definir opções de software para combinar pagamentos recebidos e pedidos não pagos por critérios como valor em dólares, número ou data da fatura — ou qualquer combinação. Se necessário,
DICA 2: Melhore a gestão de crédito. Muitas empresas recebem pedidos e enviam mercadorias sem verificar o crédito do cliente porque os vendedores são pagos por fazer vendas, não por cobrar contas. No entanto, atrasos nas verificações de crédito podem fazer com que uma empresa perca dinheiro aumentando suas dívidas incobráveis. Nesses casos, é aconselhável que uma empresa mude para um pacote de software que permita a realização de verificações de crédito durante a entrada do pedido. Se o software atual de uma empresa já permitir isso, os CPAs devem incentivar uma maior conformidade com esse procedimento. De acordo com Waugaman, um bom programa de software ainda permite que a força de vendas mantenha seu volume de pedidos, mas retém pedidos de clientes com crédito ruim. O gerente de crédito pode então decidir se libera ou cancela pedidos desses clientes.
CONTAS A PAGAR
DICA 3: Simplifique o processamento de relatórios de viagens e despesas.Os CPAs precisam vasculhar as despesas repetitivas processadas pelos departamentos de contas a pagar de suas empresas para obter melhores medidas de gerenciamento de tempo. Um bom lugar para começar é com relatórios de despesas e viagens de funcionários (T&Es). Eles absorvem uma quantidade razoável de despesas gerais de pessoal devido ao tempo necessário para a aprovação e os detalhes envolvidos na configuração dos lançamentos de pagamento.
Para agilizar o processamento de T&E, os funcionários devem ser solicitados a enviar relatórios eletronicamente, com cobranças pré-codificadas. “A pré-codificação remove o fardo demorado da codificação”, diz Waugaman, que aponta outra vantagem eletrônica. “É provável que ocorram erros de adição em cálculos manuais, enquanto planilhas eletrônicas validam os totais.”
Waugaman sugere outra medida de economia de tempo. As empresas podem acelerar o processamento de relatórios de T&E eliminando a aprovação manual dos gerentes em favor do envio eletrônico direto para pagamento. Isso evita a armadilha de um relatório de despesas definhando na caixa de entrada dos gerentes e um atraso injustificado no processo de reembolso. A responsabilidade dos funcionários pode ser monitorada por meio de relatórios mensais departamentais gerados por computador para auditoria ou revisão do gerente quanto a exceções às políticas internas. Ou o software pode ser programado para gerar relatórios sobre funcionários que excedem os limites de T&E.
DICA 4: Altere o voucher dos itens do pedido de compra. Quando as empresas compram estoques, matérias-primas ou até mesmo suprimentos e serviços, informações insuficientes sobre pedidos de compra podem desperdiçar um tempo valioso da equipe de contas a pagar, que deve revisar as faturas em relação aos pedidos de compra para verificação. As empresas podem eliminar esse problema solicitando ao funcionário ou departamento que faz a compra que forneça informações financeiras importantes, como código de cobrança, condições de pagamento (rapidez de pagamento), método de pagamento (transferência ou cheque) e endereço de remessa do fornecedor. Waugaman sugere que as empresas também solicitem ao funcionário ou departamento de compras o código tributário que mostra como o produto será usado, pois pode ter impacto nos impostos estaduais e locais. Por exemplo, a mão de obra para manutenção ou reparo de uma máquina pode exigir um tratamento tributário especial.
As discrepâncias entre os valores solicitados e uma fatura real de remessas também podem interromper o processamento de contas a pagar. De acordo com Waugaman, “sem saber se os compradores aceitarão faltas ou sobras, o pessoal de contas a pagar tem que deixar essas transações de lado e aguardar novas instruções”. Para evitar essa frustração, as empresas podem configurar uma tolerância no programa de software para desvios por fornecedor ou por produto. Waugaman diz que pode haver tolerância zero, exigindo uma correspondência perfeita, ou 10% de tolerância abaixo ou acima do valor da remessa.
Em vez desta combinação de três vias, a empresa também tem a opção de uma combinação de duas vias (pedido de compra 5 bens recebidos). Com os principais fornecedores selecionados, a equipe de contas a pagar pode acabar com as faturas ao instituir condições de pagamento com base nas mercadorias recebidas. “Requer um forte relacionamento com o fornecedor”, adverte Waugaman, “e um método infalível para capturar com precisão a quantidade de mercadorias enviadas”. Esses acordos funcionam bem com fornecedores com os quais uma empresa tem um alto volume de transações.
DICA 5: Use um cartão de compras corporativo para pequenas compras e viagens de funcionários. Em vez de ter contas a pagar lidando com itens volumosos abaixo de US$ 100, uma empresa deve distribuir um cartão de compra para um funcionário de cada departamento. Dessa forma, a equipe de contabilidade pode consolidar várias contas para itens de pequeno valor em um único cheque e evitar vários cheques que exigem enchimento de envelopes, postagem e manutenção de vários fornecedores no sistema de software.
Embora muitas empresas microgerenciem alocando cada item de uma fatura de cartão corporativo a um código de cobrança específico, o custo dessa atividade deve ser ponderado em relação ao valor que a empresa recebe. Waugaman viu casos em que cada item na fatura da Visa da empresa é cobrado com um código diferente porque a administração se preocupa em capturar todos os custos até o centavo. Mas ela diz que não vale a pena o tempo e o trabalho de alguém verificar a validade desses itens, atribuir códigos de cobrança a eles e realizar centenas de entradas. Normalmente, um código de cobrança por cartão simplifica a contabilidade.
As empresas também podem reduzir o volume de contas recebidas por contas a pagar emitindo cartões da empresa para funcionários individuais que viajam regularmente a negócios da empresa. Se as empresas não seguirem essa abordagem, as contas a pagar podem ter que dedicar uma ou duas pessoas para conciliar coisas como passagens aéreas cobradas da empresa com as contas de despesas dos funcionários. O uso de cartões de débito da empresa nos nomes dos funcionários abole esses trabalhos, transferindo a carga de conciliação e pagamento para os funcionários, que têm o incentivo de enviar relatórios de despesas rapidamente para cumprir os prazos de pagamento com cartão de crédito. Waugaman enfatiza que questões especiais, como passagens aéreas com desconto que exigem compra antecipada meses antes dos envios de T&E, devem ser resolvidas para que os funcionários não sejam penalizados.
DICA 6: Terceirize o processamento de pagamentos de fretes.Normalmente, um funcionário de contas a pagar lida com vários pedaços de papel para reconciliar remessas e documentos de remessa e, em seguida, digita manualmente cada nota de frete. As empresas podem aliviar as contas a pagar desse processo transferindo esses pagamentos sensíveis ao tempo para terceiros. Mediante pagamento de uma taxa, um fornecedor realizará a reconciliação, auditará as faturas para cobranças precisas, fará as remessas e fornecerá às empresas feeds periódicos de informações para entrada automática nos registros financeiros. A terceirização não será econômica a menos que o volume de remessas da empresa o justifique.
CONTABILIDADE GERAL
DICA 7: Capture informações fiscais quando os documentos de origem forem processados.Muitas empresas registram uma compra — para reparos internos ou manutenção, por exemplo — e a revisam posteriormente para determinar o tratamento fiscal apropriado. “Não lide com uma transação duas vezes”, aconselha Waugaman. “Grave-o uma vez para fins de relatórios de gestão e impostos.” Ela diz que o software mais recente foi projetado para lidar com as necessidades fiscais com maior eficiência. Se o pacote de uma empresa não possui esse recurso, outro software pode ser adquirido e “aparafusado” ao sistema existente.
DICA 8: Adote um plano de contas padrão.Cada divisão, unidade de negócios e subsidiária de uma empresa deve usar a mesma lista de contas (contas a receber, contas a pagar, caixa) que compõe a contabilidade geral da empresa. Além disso, a contabilidade corporativa deve emitir diretrizes padrão para codificar as transações. Contas e números de contas padronizados em toda a empresa garantem relatórios mais precisos no processo de consolidação.
DICA 9: Reduza o tempo de fechamento mensal.A publicação de demonstrações financeiras mensais no meio do mês seguinte, como é a norma para muitas empresas, impede a alta administração de reagir em tempo hábil às mudanças no mundo dos negócios. A renovação do sistema financeiro com um pacote de software totalmente integrado pode reduzir drasticamente esse atraso. Esses programas alimentam automaticamente subsistemas, como contas a pagar, no razão geral, eliminando assim o tempo e o trabalho necessários para totalizar manualmente os subcontas, reconciliar quaisquer desequilíbrios com o razão geral e entradas-chave no razão. Isso não só pode reduzir o tempo de processamento para empresas que fazem fechamentos mensais, mas também pode produzir uma tremenda economia de custos.
CONTABILIDADE DO PROJETO
DICA 10: Configure codificação separada para gerenciamento de projetos.Para capturar os custos de um item de despesa de capital em andamento, como a construção de um acréscimo a uma instalação da empresa, os CPAs devem configurar uma codificação separada para o projeto em contas a pagar para que esses custos sejam integrados à contabilidade. Isso elimina a manipulação de uma transação duas vezes, diz Waugaman, primeiro para fins de pagamento e depois para revisão pelo gerente de projeto, que compara os custos do projeto em andamento com os custos orçados. Se o pacote de software atual de uma empresa não tiver esse recurso, um pacote autônomo pode ser adquirido para alimentar as contas a pagar e ser acessível para gerenciamento de projetos.
GESTÃO DE TESOURARIA
DICA 11 :Acelere as reconciliações bancárias. Dependendo do volume de cheques emitidos por uma empresa, os CPAs podem querer baixar informações sobre cheques compensados do banco diariamente em vez de mensalmente. Essas rotinas diárias – mais gerenciáveis do que o volume normal no final do mês – também podem acelerar os fechamentos mensais. Com a ajuda de pacotes de software integrados ou software de interface especial escrito por um programador, o software financeiro de uma empresa escrito por um programador, o software financeiro de uma empresa pode ler registros bancários diariamente, combinar automaticamente cheques pendentes compensados e atualizar o arquivo de cheques de contas a pagar. O Blog Contabilidade Revisa detalha outras coisas importantes para a contabilidade da sua empresa, veja a seguir https://contabilidaderevisa.com.br/blog/
ATIVO PERMANENTE
DICA 12: Integre ativos fixos com razão geral. Esse sistema normalmente é negligenciado durante uma revisão para modernizar as operações financeiras porque tem pouco impacto nas operações diárias de uma empresa. Os ativos fixos exigem contas corporativas que rastreiam informações para fins fiscais, demonstrações financeiras e depreciação. Normalmente, quando os projetos de despesas de capital são concluídos, eles são capitalizados como ativos fixos que imediatamente começam a gerar despesas de depreciação. Diz Waugaman, “Se um pacote de software integrar esses subsistemas de dados com contas a pagar e o razão geral, as atualizações do subsistema de ativos fixos aparecerão automaticamente no razão geral. Isso garante que os projetos de capital concluídos se tornem ativos fixos em tempo hábil e não serão perdido.” Essa integração também elimina mais uma tarefa da lista de fechamentos mensais.
