A contabilidade desempenha um papel importante em empresas de todos os tamanhos, mas muitas vezes se torna uma prioridade baixa para os proprietários de pequenas empresas, pois eles conciliam todas as outras responsabilidades de gerenciamento e manutenção das operações do dia-a-dia. No entanto, a contabilidade nunca deve ser tratada como uma reflexão tardia.
Os livros de balanceamento podem ajudá-lo a prever financeiramente meses no futuro e alertá-lo sobre possíveis lacunas financeiras. A visão contábil correta pode até ajudar você a salvar seus negócios quando as coisas ficam difíceis. Quer saber contabilidade, acesse https://contabilidaderevisa.com.br/
Uma razão pela qual a contabilidade de pequenas empresas é frequentemente suspensa é que é tediosa e intimidadora. 40 dos proprietários de pequenas empresas concordam que a gestão financeira é a parte mais difícil de administrar um negócio. Quando ocorrem erros contábeis, isso pode interromper o crescimento de sua pequena empresa e colocá-la em terreno instável.
Neste post, compilamos as melhores dicas contábeis para evitar erros comuns que podem impactar negativamente o seu negócio. Depois de trabalhar com livros limpos, você colherá os benefícios que o acompanham.
1. Preste muita atenção aos recebíveis
Receber pagamentos é a parte mais empolgante de administrar um negócio. Gerenciar seus recebíveis não é tão divertido. Quando uma fatura é emitida, você registra uma reclamação, ou seja, você registra que um cliente deve dinheiro a você. Ao revisar esta lista, você pode ver facilmente se um cliente tem um saldo pendente.
Quando o cliente lhe paga, o valor precisa ser creditado na sua fatura e marcado como pago. No entanto, quando você está tentando acompanhar muitos pedidos, é mais fácil falar do que fazer. Os depósitos dos clientes geralmente são reconciliados mais tarde porque nunca há horas suficientes no dia. Isso significa que você tem muitos depósitos de clientes em sua conta de renda no momento do imposto e um relatório incompatível de seus recebíveis.
As consequências aqui são que você gasta horas atualizando sua listagem, pode estar pagando demais por suas declarações de impostos e ter dívidas altas. Por isso, você deve ter cuidado para acompanhar suas transações à medida que elas ocorrem. Aplique os pagamentos de seus clientes mensalmente – isso pode economizar muito tempo de cobrança (e dinheiro) a longo prazo.
2. Acompanhe seu fluxo de caixa
Quando se trata de dicas de contabilidade para pequenas empresas, a educação é tudo. Quanto mais você entender os números à sua frente, maiores serão suas chances de ter um bom controle sobre eles.
Se você realizar revisões financeiras semanais e mensais, considere preparar um demonstrativo de fluxo de caixa. Essas declarações fornecem uma compreensão mais ampla de como o dinheiro se move dentro (e fora) de sua organização. Uma demonstração de fluxo de caixa essencialmente rastreia a direção da receita. Também inclui o elemento tempo, que permite visualizar os ciclos de pagamento e as despesas sazonais.
As demonstrações de fluxo de caixa podem fornecer o conhecimento necessário para antecipar despesas e alocar receitas de forma mais adequada. Eles também são úteis na construção de trajetórias financeiras.
No entanto, você não precisa criar uma demonstração de fluxo de caixa para entender o movimento do dinheiro. Apenas usar a tecnologia certa pode ajudá-lo a obter uma visão holística de como o dinheiro funciona em seu modelo de negócios.
Por exemplo, se você deseja automatizar seus serviços de contabilidade, pode visualizar facilmente as métricas e os dados de movimentação de caixa.
3. Registre relatórios de despesas
Infelizmente, um erro comum que os proprietários de pequenas empresas cometem é não manter cópias de seus relatórios de despesas. Isso pode levar a uma variedade de problemas fiscais, contábeis e de fluxo de caixa.
Se você já olhou para o seu extrato bancário e viu uma cobrança de $ 100 e não tinha ideia do que era, então você está familiarizado com os problemas que vêm com um registro ruim.
Uma maneira de resolver esse problema é manter um recibo para cada compra que sua empresa fizer. Pode parecer muito trabalho, mas existem algumas dicas contábeis que vão facilitar.
A primeira é usar um cartão de crédito para pagar todas as despesas da empresa. Mantenha o controle de seus recibos, tendo um lugar específico para eles, por exemplo, um lugar em seu carro ou em sua mesa. Ou melhor ainda, tire uma foto do seu recibo no seu telefone imediatamente! Esses truques ajudarão você a se organizar para que você possa declarar seus impostos a tempo.
As pessoas sempre fazem perguntas sobre onde sacar as despesas comerciais quando pedem aconselhamento contábil. Se você quiser saber o que deve reivindicar/gastar, veja se eles se enquadram nestas categorias:
- Despesas de viagem/externas: Se você teve que viajar a negócios, precisará reivindicar o custo de uma passagem aérea. Se você passar muito tempo na estrada, poderá perder suas milhas de carro. juntamente com os custos do gás.
- Despesas com o dever de casa: Se você gastou dinheiro em um computador ou outros materiais de escritório, pode deduzi-los de seus impostos.
- Entretenimento e Refeições: Se você pagou por bebidas com um cliente ou um bom jantar, inclua isso em seu relatório de despesas.
- Presentes: podem estar relacionados a entretenimento e refeições, mas nem sempre. Se você está indo para um evento ou uma refeição do ponto de vista de negócios, é entretenimento e comida. Se a perspectiva foi sozinha, este é um presente.
Relatórios de despesas podem fazer toda a diferença durante o período fiscal. Certifique-se de que seus funcionários entendam a importância de manter recibos e discriminar despesas quando estiverem ausentes, para que você tenha registros precisos de tempo de impostos.
4. Acompanhe as despesas em dinheiro
Se você é proprietário de uma empresa, é crucial que você acompanhe todas as despesas relacionadas ao seu negócio. Desta forma, estes custos podem ser deduzidos do total dos rendimentos para efeitos fiscais.
Isso lhe dá uma imagem mais precisa de sua lucratividade geral para o ano. É fácil ver as despesas passadas que foram pagas em dinheiro. Peça ao seu fornecedor um recibo ou registre as despesas imediatamente para garantir que elas sejam contabilizadas.
5. Saiba a diferença entre faturas e recibos Faturas e recibos
confusos são uma maneira muito comum de proprietários de pequenas empresas desordenarem seus livros. Um simples conselho contábil é saber a diferença entre os dois.
Uma fatura é uma fatura enviada aos clientes depois que eles receberam seus serviços. Pense nas faturas como faturas detalhadas que devem descrever tudo o que o cliente recebeu de sua empresa. Uma fatura lembra aos clientes que eles devem dinheiro a você. Eles são úteis para acelerar o fluxo de caixa, manter registros financeiros e garantir que você seja pago.
Um recibo é a prova de que uma transação ocorreu. É o que você dá aos seus clientes depois de concluir uma transação.
A confusão de recibos e faturas pode tornar a contabilidade um pesadelo. Se você não pode dizer o que está terminado e o que está em andamento, você terá muitos problemas para equilibrar seus livros.
6. Mantenha as contas pessoais separadas das contas comerciais
Muitos proprietários de pequenas empresas usam alguns de seus fundos pessoais para manter as coisas funcionando nos primeiros meses. Não há nada de errado em usar fundos pessoais, mas usar sua conta bancária pessoal para fins comerciais pode ser problemático.
Ter uma conta bancária separada para fins comerciais torna mais fácil para você e seu contador ou contador ver como seu dinheiro está sendo gasto. Se você usa sua conta pessoal para fins comerciais, pode estar ignorando transações comerciais importantes.
No futuro, certifique-se de distinguir adequadamente seus negócios e finanças pessoais. Isso pode significar simplesmente configurar cartões de crédito separados e contas correntes vinculadas a ambos. Seja muito vigilante ao tomar decisões de gastos e certifique-se de que apenas as contas comerciais sejam usadas para despesas relacionadas aos negócios. O mesmo se aplica à sua conta pessoal.
Recomendamos que você confie apenas nos cartões de crédito para todas as transações comerciais. Isso ocorre porque os extratos do cartão de crédito fornecem uma maneira automática e fácil de rastrear as despesas.
Os pagamentos em dinheiro podem ser facilmente ignorados; Muitos empresários lutam para manter o gerenciamento de recebimentos. Negligenciar pagamentos em dinheiro pode levar a relatórios imprecisos de gerenciamento de fluxo de caixa e previsões ruins. Para saber mais sobre contabilidade da sua empresa, acesse https://contabilidaderevisa.com.br/blog/
7. Contrate um profissional para cuidar dos seus impostos
Muitas pessoas tentam economizar fazendo seus próprios impostos. Na verdade, se você não contratar um profissional tributário, não ter acesso à sua experiência contábil pode custar muito dinheiro à sua empresa no futuro.
É possível perder uma dedução a que você tem direito ou pagar menos do que sua fatura, resultando em multas. Se você gastar o dinheiro com um profissional, ele sabe o que está fazendo e usará dicas de contabilidade para te colocar na melhor posição financeira.
Você estará atualizado com as leis tributárias em constante mudança e poderá antecipar os aumentos de impostos que podem ocorrer em um futuro próximo.
8. Mantenha uma comunicação clara com seu contador
Quando você trabalha com outros profissionais, como contadores ou contadores para gerenciar seus livros, o jargão que eles usam pode ser confuso. É importante que você os avise se você não entender os termos que eles usam. Você é um pequeno empresário, não um profissional de finanças. Você não tem motivos para estar atualizado com a terminologia mais recente do setor financeiro.
Você precisa ver seu contador e profissionais de impostos como parte de sua equipe. Eles devem cuidar de você e dar dicas de contabilidade para apostar.
9. Familiarize-se com a contabilidade de partidas dobradas
A maioria das empresas hoje usa software de contabilidade em vez de livros físicos, mas as dicas contábeis por trás da escrituração de partidas dobradas ainda se aplicam. A ideia básica é que toda vez que você fizer uma compra para o seu negócio, registre não apenas as despesas, mas também o lucro da transação.
Por exemplo, se você comprou um par de sapatos por dez dólares, escreva dez dólares negativos em seu balanço. Mas na contabilidade de dupla entrada, você também escreveria outros dez para ganho de estoque.
A menos que o dinheiro que você gastou tenha sido realmente perdido, esse tipo de contabilidade é a melhor maneira de mostrar para onde seu dinheiro está indo. Assim, você pode tomar as melhores decisões para o seu negócio.
10. Planeje suas contas
Para obter a imagem mais completa do seu negócio, você precisa de várias contas. Cada aspecto importante do seu negócio deve ter um local para registrar suas transações e o saldo da sua conta deve ser ajustado de acordo.
Algumas das contas mais importantes para ficar de olho são:
- Conta a receber (dinheiro que os clientes lhe devem)
- Contas a pagar (dinheiro que você deve a outra pessoa)
- Vendas (sua receita)
- Compras (suprimentos)
- Despesas com funcionários
- Patrimônio dos proprietários (o dinheiro que você e outros proprietários colocam no negócio)
- Lucros Retidos (seus lucros)
Aqueles que são mais detalhistas podem ir ainda mais longe ao dividir suas contas em subcontas para acompanhar transações individuais ou compras de produtos.
