Como funciona a contabilidade nas pequena empresa?

Noções básicas de contabilidade para pequenas empresas

• Abrir uma conta bancária
• Acompanhe suas despesas
• Desenvolva um sistema de contabilidade
• Estabeleça um sistema de folha de pagamento
• Investigue o imposto de importação
• Determine como você será pago
• Estabeleça procedimentos de impostos sobre vendas
• Determine suas obrigações fiscais
• Calcular margem bruta
• Solicitar financiamento
• Encontre parceiros de contabilidade de alta qualidade
• Reavalie periodicamente seus métodos

1. Abra uma conta bancária

Depois de registrar legalmente sua empresa, você precisará de um lugar para guardar a receita da sua empresa. Ter uma conta bancária separada mantém os registros distintos e tornará a vida mais fácil na hora do imposto .

Ele também protege seus bens pessoais no infeliz caso de falência, ações judiciais ou auditorias. E se você quiser financiamento no futuro, de credores ou investidores, fortes registros financeiros de negócios podem aumentar a probabilidade de aprovações.

Observe que LLCs  (consulte nossos guias específicos estaduais para  California LLC ,  Texas LLC  e  Florida LLC ) , parcerias e corporações são legalmente obrigadas a ter uma conta bancária separada para negócios. Os proprietários individuais não precisam legalmente de uma conta separada, mas é definitivamente recomendado.

Comece abrindo uma conta corrente comercial, seguida de contas de poupança que o ajudarão a organizar fundos e planejar impostos. Por exemplo, crie uma conta poupança e reserve uma porcentagem de cada pagamento como sua retenção de imposto de autônomo. Uma boa regra geral é deixar de lado 25% de sua renda, embora estimativas mais conservadoras para pessoas com altos salários possam estar mais próximas de um terço.

Em seguida, você deve considerar um cartão de crédito comercial para começar a construir crédito. O crédito é importante para garantir financiamento no futuro. Corporações e LLCs são obrigados a usar um cartão de crédito separado para evitar misturar ativos pessoais e comerciais.

Antes de falar com um banco sobre a abertura de uma conta, faça sua lição de casa. Procure contas comerciais e compare as estruturas de taxas. A maioria das contas correntes de empresas tem taxas mais altas do que as contas bancárias pessoais, portanto, preste muita atenção ao que você deve.

Para abrir uma conta bancária comercial, você precisará de um nome comercial e talvez seja necessário estar registrado em seu estado ou província. Verifique com o banco individual quais documentos levar para a consulta.

2. Acompanhe suas despesas

A base de uma contabilidade empresarial sólida é o rastreamento de despesas eficaz e preciso. É uma etapa crucial que permite monitorar o crescimento de seus negócios, criar demonstrações financeiras, acompanhar despesas dedutíveis, preparar declarações fiscais e legitimar seus registros.

Desde o início, estabeleça um sistema de contabilidade para organizar recibos e outros registros importantes. Esse processo pode ser simples e antigo (traga o Filofax ), ou você pode usar um serviço como Shoeboxed . Para os donos de lojas nos EUA, o IRS não exige que você mantenha recibos de despesas abaixo de US $388, mas é um bom hábito.

Existem cinco tipos de recibos aos quais se deve prestar especial atenção:

1. Refeições e entretenimento: Realizar uma reunião de negócios em um café ou restaurante é uma ótima opção, apenas certifique-se de documentá-la bem. No verso do recibo, registre quem compareceu e o objetivo da refeição ou passeio.
2. Viagens de negócios fora da cidade: O IRS e o CRA desconfiam de pessoas que alegam atividades pessoais como despesas comerciais. Felizmente, seus recibos também fornecem uma trilha em papel de suas atividades de negócios enquanto estiver ausente.
3. Despesas relacionadas ao veículo: Registre onde, quando e por que você usou o veículo para negócios e, em seguida, aplique a porcentagem de uso às despesas relacionadas ao veículo.
4. Recibos para presentes: Para presentes como ingressos para um show, importa se o presenteador vai ao evento com o destinatário. Se o fizerem, a despesa será categorizada como entretenimento e não como presente. Anote esses detalhes no recibo.
5. Recibos de home office: Semelhante às despesas com veículos, você precisa calcular qual porcentagem de sua casa é usada para negócios e aplicar essa porcentagem às despesas relacionadas à casa.

Iniciar seu negócio em casa é uma ótima maneira de manter as despesas gerais baixas, além de se qualificar para alguns incentivos fiscais exclusivos. Você pode deduzir a parte de sua casa que é usada para negócios, bem como sua internet doméstica, celular e transporte de e para locais de trabalho e para recados de negócios.

Qualquer despesa usada parcialmente para uso pessoal e parcialmente para negócios deve refletir esse uso misto. Por exemplo, se você tem um celular, pode deduzir a porcentagem que usa o aparelho para negócios. Os custos de milhagem de combustível são 100% dedutíveis, apenas certifique-se de manter todos os registros e manter um registro de suas milhas de negócios (para onde você está indo e o objetivo da viagem).

3. Desenvolva um sistema de contabilidade

Antes de começarmos a estabelecer um sistema de contabilidade, é útil entender exatamente o que é a contabilidade e como ela difere da contabilidade. A escrituração contábil é o processo contábil diário de registrar transações comerciais, categorizá-las e reconciliar extratos bancários.

A contabilidade é um processo de alto nível que analisa o progresso dos negócios e dá sentido aos dados compilados pelo contador ao elaborar demonstrações financeiras . Como um novo empreendedor, você precisará determinar como deseja gerenciar seus livros:

1. Você pode optar por seguir o caminho DIY e usar software como QuickBooks ou Wave. Como alternativa, você pode usar uma planilha simples do Excel.
2. Você tem a opção de usar um contador terceirizado ou de meio período que seja local ou baseado em nuvem.
3. Quando sua empresa é grande o suficiente, você pode contratar um contador e/ou contador interno.

Com tantas opções disponíveis, você certamente encontrará uma solução de contabilidade que atenderá às suas necessidades de negócios.

Os proprietários de empresas canadenses e norte-americanos precisam determinar se usarão os métodos de contabilidade de caixa ou de competência. Vamos dar uma olhada na diferença entre os dois.

• Método em dinheiro:
• As receitas e despesas são reconhecidas no momento em que são efetivamente recebidas ou pagas.
• Método de acumulação:As receitas e despesas são reconhecidas quando a transação ocorre (mesmo que o caixa ainda não tenha entrado ou saído do banco) e exige o acompanhamento de contas a receber e a pagar.

Tecnicamente, os canadenses são obrigados a usar o método de acumulação. Para simplificar as coisas, você pode usar o método de caixa ao longo do ano e, em seguida, fazer um único lançamento de ajuste no final do ano para contabilizar contas a receber e a pagar pendentes para fins fiscais.

Os proprietários de empresas dos EUA podem usar a contabilidade baseada em caixa se as receitas forem inferiores a US$ 5 milhões, caso contrário, devem usar o método de competência.

4. Configure um sistema de folha de pagamento

Muitas lojas online começam como um show de uma pessoa. Quando você chegar ao ponto em que faz sentido contratar ajuda externa , você precisa estabelecer se esse indivíduo é um funcionário ou um contratado independente.

Para os funcionários, você terá que configurar um cronograma de folha de pagamento e garantir que está retendo os impostos corretos. Existem muitos serviços que podem ajudar com isso, e muitas opções de software de contabilidade oferecem a folha de pagamento como um recurso.

Para contratados independentes, certifique-se de acompanhar quanto você está pagando a cada pessoa. Os proprietários de empresas americanas podem ser obrigados a registrar 1099s para cada contratado no final do ano (você também precisará manter seu nome e endereço arquivados para isso).